Засади використання автоматизованої системи документообігу Закарпатського окружного адміністративного суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Закарпатського окружного

адміністративного суду

№3 від 21.03.2025р.

(вступають в дію з 01.04.2025р.)

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Закарпатського окружного адміністративного суду  

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Закарпатського окружного адміністративного суду (далі Засади) розроблені  відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

1.2.  В Закарпатському окружному адміністративному суді (далі - суд) використовується комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду» (далі -  КП «ДСС»).

1.3.  КП «ДСС» використовується виключно для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

1.4 . Для функціонування КП «ДСС» в суді забезпечується :

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.5.  КП «ДСС» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме :

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

передачу судових справ до електронного архіву.

1.6.  Користувачами КП «ДСС» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду. 

1.7.  Користувачі КП «ДСС» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.8. Користувачі КП «ДСС»  зобов’язані забезпечувати конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.9. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

      Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами або наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду підлягають врегулюванню за відповідним рішенням зборів  суддів.

ІІ. Принципи використання

автоматизованої системи документообігу суду

 2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах :

 централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

 оперативності  внесення до програми даних;

 достовірності внесеної до програми інформації;

 захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

 відкритості інформації про стан розгляду справ;

відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

ІІІ. Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, невідкладно, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, з врахуванням встановленого режиму роботи канцелярії суду щодо прийому та реєстрації позовних заяв поданих через канцелярію суду, направлених до суду електронною поштою або через кабінет Електронного суду.

Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи.

3.2. Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ адміністративної юрисдикції у Закарпатському окружному адміністративному суді не запроваджується.

Склад постійно діючих колегій суддів у Закарпатському окружному адміністративному суді не затверджується .

3.3. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

У разі необхідності розгляду справи колегією суддів (з підстав передбачених статтею 33 КАС України з ініціативи судді або за клопотанням учасника справи) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду на підставі службової записки головуючого судді (шляхом допризначення автоматизованою системою двох суддів-членів колегії) у відповідності до ухвали суду, якою призначено колегіальний розгляд справи (письмовою або протокольною).

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному листку або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) та службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи.

 У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою за розпорядженням керівника апарату суду, виданого на підставі рішення про відвід (самовідвід), яке передається керівнику апарату  не пізніше наступного робочого дня з дня виготовлення повного тексту відповідного рішення суду.

  У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (тимчасова непрацездатність, відпустка, тривале відрядження тощо) та/або перед тривалою відсутністю раніше визначеного у судовій справі судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39 пункту Положення, такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) виданого на підставі відповідного рішення зборів суддів, якщо відсутність  головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у встановлені Кодексом адміністративного судочинства України строки.

  У разі необхідності вирішення питання про обґрунтованість клопотання про відвід судді, визначення судді, що буде вирішувати питання про обґрунтованість вказаного клопотання здійснюється автоматизованою системою документообігу суду шляхом створення картки справи у порядку, встановленому ч.1 статті 31 КАС України.    

У разі прийняття рішення про обґрунтованість клопотання про відвід в адміністративній справі здійснюється повторний авторозподіл за правилами визначеними у абзаці  4-му  цього пункту.

У разі прийняття рішення про необґрунтованість клопотання про відвід, справа передається для продовження розгляду судді, що розглядав справу без здійснення автоматичного розподілу.

Суддя, який вирішував питання про обґрунтованість клопотання про відвід бере участь в повторному авторозподілі справи.

 У разі надходження до суду заяви про забезпечення позову або заяви про забезпечення доказів, поданої до пред’явлення позовної заяви, такі заяви підлягають реєстрації та розподілу  автоматизованою системою документообігу суду шляхом створення картки додаткових матеріалів справи у встановленому порядку з присвоєнням їм номеру провадження з індексом  «ЗП» та «ЗД» відповідно.

У разі надходження до суду заяви про забезпечення позову (декілька заяв) або про забезпечення доказів до подання позовної заяви така передача здійснюється раніше визначеному судді.

Позовна заява, яка надійшла до суду протягом 10 днів з дня постановлення  ухвали з питань забезпечення позову або доказів – передається раніше визначеному складу суду.

   У разі, якщо станом на момент надходження до суду заяв (клопотань), зазначених у п.2.3.39 Положення. Положення, раніше визначений у справі головуючий суддя не працює у суді, його повноваження закінчились, припинені або суддя перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами/відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, такі судові справи підлягають повторному автоматизованому розподілу відповідно до п.2.3.41 Положення на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки). Картка додаткових матеріалів для вищезазначених заяв (клопотань) створюється в автоматизованій системі документообігу суду після здійснення повторного автоматизованого розподілу справи.

3.4.    Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів, за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду); 

за три робочих дні  до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

 за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

 під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

 в інших, передбачених законом, випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 3.5.  У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення виявлених недоліків.

3.6.   Розподіл справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється між усіма суддями, які мають повноваження, без врахування суддів, які на момент розподілу таких справ відсутні з поважних причин (лікарняний, відпустка, відрядження тощо).

3.7.   У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи,  розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо), здійснюється в порядку, встановленому пунктом 3.8 цих Засад.

3.8.   Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

3.9. У Закарпатському окружному адміністративному суді встановлюються наступні коефіцієнти, які враховуються під час автоматичного розподілу справ:

1.Коефіцієнт складності адміністративних справ - 1.

     Коефіцієнти складності окремих процесуальних питань (заяв):

2. 
     Коефіцієнт виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:
   - для голови суду –100;
   - для заступника голови суду – 100.
3. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи :

-      для головуючого (у складі колегії) – 1;

-      для головуючого (одноособово) – 1;

-      для члена колегії – 0,5.

 3.10. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

     Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів

3.11. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження суддів на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.12. З питань, що не врегульовані цими Засадами, Закарпатський окружний адміністративний суд керується Кодексом адміністративного судочинства України та Положенням.